Działające w Polsce firmy farmaceutyczne, choć coraz częściej zlecają podwykonawcom szereg zadań, w zdecydowanej większości nie chcą zdradzać szczegółów na ten temat. Zasłaniają się dobrem przedsiębiorstwa i klauzulami umów z kontrahentami. Jednak zdaniem analityków rynku outsourcing i u nas – choć z oporami – rośnie i będzie rósł. Firmy bowiem bardziej koncentrują się teraz na kluczowych obszarach i wyzbywają się działań pobocznych. Długotrwałe relacje z partnerem, który przejmuje część zadań, pozwalają oszczędzić pracę, czas i pieniądze. Na rynku pojawia się zaś coraz więcej „podwykonawców” dla farmacji – firmy te prowadzą często ekspracownicy koncernów farmaceutycznych, dobrze znający rynek i jego potrzeby.

Dwa modele zarządzania
    Podobnie jak przedsiębiorstwa z innych branż, także firmy farmaceutyczne rezygnują z samodzielnego prowadzenia zadań pomocniczych, takich jak ochrona budynków czy prowadzenie zakładowych stołówek. Na zewnątrz coraz częściej zlecają także prowadzenie działów IT, PR, sieci sprzedaży, obsługi księgowej czy prawnej, audytów, logistyki, kwalifikacji i walidacji nowych urządzeń, systemów i instalacji. Szukają też podwykonawców badań nad nowymi lekami. Jednak otwieranie się na outsourcing przebiega nierównomiernie. Według ekspertów dość wyraźny jest podział na przedsiębiorstwa stricte polskie, które starają się maksymalną część kompetencji utrzymać we własnych rękach oraz korporacje międzynarodowe.
    – Firmy międzynarodowe koncentrują się na kluczowych kompetencjach, czyli wprowadzaniu leku na rynek, uzyskaniu refundacji, dystrybucji oraz bezpieczeństwie leku. Inne zadania dość powszechnie i coraz częściej zlecają – mówi Maciej Bogucki, prezes firmy Cogno Medical, wcześniej menedżer międzynarodowych korporacji farmaceutycznych. Podkreśla on, że producenci leków coraz częściej zlecają zadania związane ze sprzedażą tzw. field force. Dzięki temu mogą obniżać koszty działania lub wynajmować zespoły sprzedawców tylko na określony czas.

Na rynku pojawia się coraz więcej „podwykonawców” dla farmacji – firmy te prowadzą często ekspracownicy koncernów farmaceutycznych, dobrze znający rynek i jego potrzeby.

Dla produktów niekluczowych
    Innym widocznym trendem jest outsourceowanie zadań dla produktów niekluczowych. – Dla najważniejszych w portfolio firmy często chcą osobiście prowadzić działy medyczne, marketing czy sprzedaż, dla pozostałych zlecają je na zewnątrz – mówi Bogucki. Jego firma prowadzi m.in. działy medyczne dla dwóch międzynarodowych koncernów w naszym kraju. – Przedsiębiorstwa o polskich korzeniach – dodaje – często są zarządzane autokratycznie, prezesi chcą mieć wszystko pod kontrolą. W naszej kulturze ten model wciąż całkiem dobrze się sprawdza.
  Podobne doświadczenia mają również inne firmy oferujące outsourcing farmacji. – Pozostaje przyzwyczajenie do prowadzenia wszystkich prac u siebie, wewnątrz firmy, nawet tych niezwiązanych z głównym biznesem – uważa Iwona Olejniczak, menadżer w Ernst & Young, świadcząca usługi księgowe, tax compliance i płacowo-kadrowe.
    – Firmy farmaceutyczne czują się bezpieczniej i bardziej komfortowo, gdy wszystko mają zlokalizowane w jednym miejscu, w swoim biurze, blisko kadry zarządzającej czy procesu produkcyjnego i linii badawczej – mówi Joanna Tchórz, starszy menedżer w E & Y.
    Zmiany mentalności dostrzega jednak Anita Sędłak, kierownik działu kontroli jakości w Vet-Agro. – Do niedawna firmy zajmujące się wytwarzaniem leków hołdowały zasadzie wewnętrznego inkubatora pomysłów, a następnie rozwoju produktów we własnym zakresie. Obecnie część z nich zaczyna odchodzić od takiego szablonu ze względu na niski pipeline produktów – uważa. A outsourcing obejmuje działania od pomysłów przez badania kliniczne aż do samej produkcji.
    O dużym wzroście outsourcingu mówi Agnieszka Obszańska-Szubart, dyrektor ds. zarządzania jakością w ICN Polfa Rzeszów. Jej zdaniem ten trend powinien utrzymać się w kolejnych latach.

Oszczędności i know-how
    Koncerny decydują się na podjęcie outsourcingu, bo mogą liczyć na duże oszczędności – koszty spadają o ok. 20-35%. Firma redukuje m.in. wydatki na utrzymanie pomieszczeń biurowych i produkcyjnych, laboratoriów, nie zajmuje się problemami związanymi z pracownikami, nie organizuje i nie opłaca kadrze szkoleń.
    To nie jest jednak jedyna zaleta. – Coraz bardziej istotne stają się inne czynniki, tj. dążenie do realizacji usług na najwyższym poziomie, możliwość koncentracji na funkcjach biznesowych czy dostęp do specjalistycznej wiedzy – mówi Beno Dolžan, dyrektor marketingu i sprzedaży w Polfie Łódź. Dlatego poza sprawami kadrowymi IT jego firma coraz częściej korzysta ze zlecania zadań również w obszarach produkcji kontraktowej, gdzie niezbędna jest wąska i specjalistyczna wiedza oraz doświadczenie. Ponadto ważny jest m.in. dostęp do wykwalifikowanej kadry ekspertów oraz baz danych ze ściśle określonych dziedzin.

Możliwe trudności
    Nie wszystko jest tak bardzo kolorowe – jest bowiem sporo obaw. MSD Polska, która zleca na zewnątrz m.in. sprawy kadrowe oraz zarządzanie flotą samochodów, podkreśla, że za każdym razem trzeba starannie skalkulować zyski i straty. – Wiele rzeczy nadal wolimy robić sami, gdyż outsourcing, eliminując część kosztów, może przysporzyć ich gdzie indziej. Chodzi tutaj np. o konieczność uruchomienia dodatkowych mechanizmów kontroli i nadzoru – mówi Piotr Miękus, dyrektor ds. finansów i administracji MSD. Dlatego praktycy podkreślają, że kluczem do sukcesu są dobre umowy i regularne, szczegółowe audyty.
    Zły dobór partnera może się skończyć stratami i finansowymi, i utratą reputacji. Wystarczy przypomnieć sobie choćby głośne w ostatnich latach afery związane z produkcją zabawek czy samochodów, gdy okazywało się, że towar lub podzespoły z Chin na tyle nie spełniały wymogów, że trzeba było je masowo wycofywać ze sprzedaży. W przypadku leków gra toczy się o jeszcze wyższą stawkę.
    – W przemyśle farmaceutycznym outsourcing dotyczy procesów, które muszą przebiegać zgodnie z wymaganiami Dobrej Praktyki Wytwarzania. Ich zakres i odpowiedzialność za nie muszą zostać zdefiniowane w odpowiednich umowach kontraktowych, co może wpływać na wzrost kosztów samego procesu – mówi Agnieszka Obszańska-Szubart z ICN Polfa Rzeszów. Ponadto zlecanie produkcji oraz analiz pociąga za sobą czasem potrzebę dokonania zmiany zezwolenia na wytwarzanie oraz dokumentacji rejestracyjnej, wykonania audytu. A to generuje koszty oraz wydłuża czas oczekiwania na możliwość korzystania z usług zleceniobiorcy.
    Firmy są też ostrożne ze zlecaniem zadań poza krajem, mimo kuszących oszczędności. – Problemem może stać się bariera językowa. Może spowolnić komunikację, powodując nieporozumienia, czasem problemem stają się również różnice w strefach czasowych – mówi Anita Sędłak z Vet-Agro.
    Przedstawiciele firm ostrzegają, że należy pamiętać o morale pracowników, bo outsourcing może oznaczać znaczącą redukcję etatów. Z jednej strony jest to dla pracowników motywujące, zaś z drugiej rozbija zespół.

Ministerstwo napędza rynek
    Outsourcing może być bardzo przydatny w sytuacjach kryzysowych. Znaczną część zleceń dla firm świadczących tego typu usługi przynoszą kontakty z administracją państwową. Chodzi m.in. o przygotowywanie dokumentacji związanej z rejestracją leków czy ustalaniem ich cen urzędowych.
    Falę nowych zadań dla zewnętrznych firm badawczych, doradczych, marketingowych i PR-owych czy kancelarii prawnych wywołała nowa ustawa refundacyjna. Przedstawiciele firm innowacyjnych i generycznych poprzez organizacje branżowe, zrzeszenia pracodawców czy organizacje pacjenckie regularnie organizowali konferencje prasowe, próbowali lobbować za zmianami przepisów, co widać w ostatecznym kształcie ustawy. Zanim zaczęły się negocjacje nowych cen leków i zanim powstały brakujące rozporządzenia, firmy chciały już znać choćby wstępne scenariusze dopłat do ich produktów.

Działania PR
    Na co dzień agencje PR prowadzą działania i dla całych firm, i dla wybranych produktów. – W ramach PR dla zakładów farmaceutycznych realizowane są działania zarówno z obszaru PR produktowego czy korporacyjnego, jak i kampanii edukacyjnych, CSR, public affairs. Bardzo ważna jest znajomość polskiego prawa farmaceutycznego, wewnętrznych kodeksów firm oraz regulacji branżowych – mówi Małgorzata Dziak-Masny, dyrektor działu healthcare w Grayling Poland.
    – Wiele firm farmaceutycznych nie ma własnych działów PR. W tych, w których są, najczęściej zostały one w czasie kryzysu okrojone i nie są w stanie prowadzić wszystkich działań, np. związanych z przygotowywaniem strategii czy kontaktami z mediami – mówi Elżbieta Brzozowska, właścicielka Agencji Expert PR Consultancy, która przed założeniem własnej firmy pracowała m.in. w GSK.
    Ustawowe obostrzenia wobec pracy tzw. repów sprzyjały wyprowadzaniu ich zadań poza przedsiębiorstwa. Z kolei zakaz promocji leków refundowanych sprawił, że producenci w większym stopniu postanowili promować leki bez recepty, wykorzystując usługi call center. – Firmy zaczęły się bardziej interesować rozwojem dystrybucji bezpośredniej produktów OTC i suplementów diety – mówi Ernest Kargol, dyrektor sprzedaży Call Center Poland. Prowadzi on rozmowy z kilkoma producentami leków i suplementów diety dotyczące realizacji projektów zbudowania systemu dystrybucji telefonicznej medykamentów poprzez kontakt z aptekami w regionach, gdzie nie opłaca się wysłanie przedstawiciela handlowego. Call Center Poland prowadzi też infolinie dla pacjentów.

Jednym z obszarów usług outsourcingowych w przedsiębiorstwach farmaceutycznych jest wyprowadzanie na zewnątrz spraw kadrowych związanych z naliczaniem płac i składek oraz szerzej pojętym zarządzaniem personelem.

Sprawy kadrowe
    Jeszcze innym obszarem usług outsourcingowych w przedsiębiorstwach farmaceutycznych jest wyprowadzanie na zewnątrz spraw kadrowych związanych z naliczaniem płac i składek oraz szerzej pojętym zarządzaniem personelem. Agencje personalne współpracujące z farmacją na brak zleceń nie narzekają, mimo że branża zamrażała lub redukowała zatrudnienie, zwłaszcza w sprzedaży. – Gros firm farmaceutycznych, będąc po procesie fuzji i przejęć, raczej dostosowywało strukturę organizacyjną do potrzeb biznesowych – mówi Monika Górska-Siuciak, dyrektor w dziale rekrutacji i selekcji w BIGRAM. A to z kolei napędzało zlecenia związane z outplacementem oraz oceną potencjału i kompetencji pracowników. Poza tym firmy nadal aktywnie szukały z pomocą agencji pracowników działów medycznych i marketingu.

 

* * *

    Choć branża medyczna lubi strzec swoich sekretów dotyczących procesu produkcji czy wynagrodzeń, dalszy rozwój outsourcingu może ją nieco „ośmieli”. W Stanach Zjednoczonych czy w części państw europejskich nie ma kłopotu z upublicznianiem informacji na ten temat. Są nawet portale informacyjne podające do publicznej wiadomości, kto z kim zawarł umowę z zakresu badań, logistyki, produkcji.
    Warto też zauważyć, że wyszkolone kadry i niższe koszty pracy powodują, że zagraniczne firmy przenoszą do nas część zadań związanych z m. in. badaniami klinicznymi czy infoliniami. Na przykład międzynarodowy koncern farmaceutyczny Boehringer Ingelheim zdecydował się na outsourcing usług logistycznych w Polsce i podpisał umowę z Fiege.

 

Autor: Aleksandra Kurowska

Artykuł został opublikowany w magazynie "Przemysł Farmaceutyczny" nr 2/2012

Źródło fot.: www.sxc.hu